ブランドごとにヘルプセンター記事の閲覧権限を設定する方法

はじめに

この記事では、Zendeskでブランドごとのヘルプセンター記事を、そのブランドのエンドユーザーだけが閲覧できるように設定する方法を解説します。

Zendeskではユーザーのブランド情報を記事の閲覧条件に直接使えないため、ユーザーにブランドを示すタグを付けそのタグを条件にしたユーザーセグメントを作成して権限を設定します。

この方法を使うことで、複数ブランドを運用している環境でも、ブランドごとに適切なナレッジベースの公開範囲を管理できます。

前提条件

この設定を行うには以下条件が必須となります。

• 作業者が管理者権限があるエージェントであること
• デフォルト以外に権限設定するブランドが作成されていること
• 閲覧権限を設定するヘルプセンターが公開になっていること

ステップ1: エンドユーザーを一括登録してブランドタグを付与する

まず、ブランドごとにエンドユーザーへ識別用のタグを付与します。たとえば、Brand A のユーザーには【brand_a_user】 というタグを付けます。

※ユーザー登録については活用しよう！Zendeskの「ユーザー」と「組織」の登録 をご確認ください。

一括登録は、管理センター > ユーザー > 一括操作 > ユーザーのインポート から行います。CSVファイルを用意し、ユーザー情報とあわせてタグ列を含めてインポートしてください。

1. 管理センター > ユーザー > 一括操作 > ユーザーのインポート を開きます。
2. CSVファイルを準備し、各ユーザーに対応するタグ列にブランドタグを入力します。
3. インポート画面の案内に従ってCSVをアップロードし、ユーザーを登録します。
4. 登録後、ユーザーに正しいタグが付与されていることを確認します。

ステップ2: ユーザーセグメントを作成する

次に、ブランドタグを条件にしたユーザーセグメントを作成します。ユーザーセグメントは、記事の閲覧権限をまとめて管理するために使います。

 ナレッジベース> ユーザー権限＞ユーザーセグメントから作成できます。

1. ナレッジベース> ユーザー権限＞ユーザーセグメントを開きます。
2. 新しいユーザーセグメントを作成します。
3. 条件として、対象ブランドのタグを指定します。例: brand_a_user
4. セグメント名を分かりやすく設定し、保存します。
5. ブランドごとに必要な数だけセグメントを作成します。

※エンドユーザーの個人単位や「組織」でもユーザーセグメントを作成できます。
 

ステップ3: ヘルプセンターの設定を確認する

各ブランドのヘルプセンターが公開されていることを確認します。ヘルプセンターが非公開だと、記事の公開設定を行っても期待どおりに表示されません。

確認は、ナレッジベース>（設定する）ブランド名選択 > ヘルプセンター＞（画面左側メニュー）設定＞ヘルプセンターの設定 から行います。

1. ナレッジベース>（設定する）ブランド名選択 > ヘルプセンター＞（画面左側メニュー）＞ヘルプセンターの設定を開く。
2. ヘルプセンターが有効になっているか確認します。（「アクティブにする」ボタンが表示されていると非公開状態です。ボタンを押下して公開状態にしてください。）
   
3. 必要に応じて、各ブランドのヘルプセンター設定を調整します。

ステップ4: 記事の閲覧権限にユーザーセグメントを適用する

最後に、ナレッジエディタで記事を開き、閲覧権限に作成したユーザーセグメントを設定します。これにより、指定したタグを持つユーザーだけが記事を閲覧できるようになります。

1. 閲覧権限を設定したい記事の編集画面を開きます。
2. 記事の設定を開き（編集画面右側、カテゴリ表示部分をクリック）記事の閲覧権限設定を開きます。
3. 「コンテンツタグ」項目で作成したユーザーセグメントを選択します。
4. 設定を更新して記事を公開します。

動作確認の方法

設定後は、意図したユーザーだけが記事を閲覧できるかを必ず確認します。

• ブランドAのタグを持つテスト用のユーザーを作成しそのユーザーで閲覧権限を設定した記事へアクセス、表示されたログイン画面からログインし、Brand A の記事が表示されるか確認します。
• 別ブランドのタグを持つユーザーで同じ記事にアクセスし、表示されないことを確認します。
• 必要に応じて、複数のユーザーでテストします。

注意点

• ユーザーセグメントはアカウント全体で共有されます。ブランドごとに名前を分かりやすく付けて管理してください。
• タグの命名規則は統一しましょう。例: brand_a_user, brand_b_user のように、ブランド名と用途が分かる形式にします。
• エンドユーザーのCSVインポート前に、タグの入力ミスや表記ゆれがないか確認してください。

まとめ

Zendeskでブランドごとにヘルプセンター記事の閲覧権限を制御するには、エンドユーザーにブランドタグを付与し、そのタグを条件にユーザーセグメントを作成して、記事の閲覧権限に適用します。

この手順を整えておくことで、複数ブランド環境でも、必要なユーザーだけに適切なナレッジを公開できます。

本記事は以上です。

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