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Zendesk Support｜トリガ｜営業時間外のお問い合わせへの自動返信設定

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はじめに

営業時間外に問い合わせがあったチケットに、固有のメールを自動送信する

　　営業時間外に新規作成されたチケット（新たに届いた問い合わせ）に対し、
　　［営業時間外であること］を自動でメール案内する為の設定です。　

 

操作手順

【１】営業時間を設定します

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営業時間は
［管理センターへアクセス＞オブジェクトとルール＞スケジュール＞スケジュールを追加］
から設定可能です。

もしくは、編集したいスケジュールをクリックして下さい。

 

mceclip0.png

 

  

設定するスケジュールの名称と、タイムゾーンの登録をします。

※タイムゾーンは
　［GMT+09:00 東京］
　を選択しました。

 

 

mceclip2.png

 

  

 

・15分単位で設定できます。

・青い色が営業時間帯です。
　［✖］を押すとグレーになります。

・グレーはその曜日が丸ごと営業時間外という意味です。

・青い状態は、上下をドラッグで時間操作できます。

 

希望の状態にできましたら、
［保存］をクリックします。

 

 

 

【２】自動メール送信のトリガを設定します

__________.png

  

トリガは

［オブジェクトとルール＞トリガ＞トリガを追加］

をクリックします。

 

 

  

トリガ名や説明はわかりやすいものをお勧めします。
［営業時間外に自動でメール返信］
など編集してみてください。

 

 

  

左図を参考に条件を設定してください。

 

 

  

カスタマイズは主に、
メールの件名、本文
に必要だとおもいます。

左図は一例です。

［プレースホルダ］を活用すると便利です。

 

以上で、営業時間外に入った問い合わせチケットへ、自動メッセージを送信できるようになります。

 

 

 

 

　プレースホルダとは

　ご利用中のZendesk のシステムに登録されているデータから
　必要な情報を自動引用する為の"コード"です。

　「動的なもの（年月日など）」はもちろん、
　「各チケットの内容」「送信者名」「チケットを対応している担当者名」「組織名」…などなど
　様々な情報が引用可能です。

　ご利用可能なプレースホルダは、上図の［使用可能なプレースホルダを表示］にもありますが、
　Zendesk社のページでもその他沢山の案内がありますのでご参照ください。

　---

　今回の［営業時間外のお問い合わせに自動返信する］というのはZendesk supportの動作でいうと
　　【営業時間内？＝いいえ】（＝営業時間外）に
　　【チケットが作成された】（＝お問い合わせメールを受信した）場合、
　　【リクエスタにメールを自動送信】（＝問い合わせしたお客様にメールを自動送信）する
　ということになります。

　さらには、例えば
　　【チケットの最後（最新）に書き込まれたコメント】（＝お客様からの問い合わせ内容）
　をお客様への自動返信内容に含めるならば、本文のどこかに

{{ticket.latest_comment}}

　というコードを入れたりします。

 

 

 

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